Ob Eingangsrechnungen, Autoreparatur oder alltägliche Ausgaben: Sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich kommen über das Jahr zahlreiche Zettelchen und Belege zusammen, die gesammelt und aufbewahrt werden müssen. In vielen Fällen werden die Quittungen noch in Papierform gelagert, dabei bietet insbesondere Apple mit zahlreichen iOS-Apps eine ausgezeichnete Möglichkeit, alle Belege und Quittungen sicher und digital aufzubewahren und zu verwalten. Hierbei kann es schwierig sein, bei der Vielzahl an Anbietern die richtige App für die eigenen Bedürfnisse zu finden. Deshalb stellen wir Euch heute 5 beliebte iOS-Apps für das Verwalten von Belegen für 2023 vor.

1  Shoeboxed

Mit Shoeboxed lassen sich sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich alltägliche Buchhaltungsaufgaben effizienter und einfacher gestalten. Die Benutzeroberfläche ist dabei einfach und intuitiv, wodurch sich die App auch für Laien bestens eignet. Im unternehmerischen Bereich ist Shoeboxed vor allem für kleine und mittlere Unternehmen interessant. Denn bei Shoeboxed können Mitarbeiter ganz einfach Belege per Smartphone hochladen und eine Rückerstattung per Klick vom Arbeitgeber fordern. Finanzverantwortliche können die Rückerstattung dann sofort bestätigen oder noch zusätzliche Informationen sowie weitere Belege einfordern.

Die App extrahiert dabei automatisch alle wichtigen Informationen wie den Händler, das Datum, den Gesamtbetrag sowie die Zahlungsmethode, wodurch die Zahlungen sofort der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden können. Unternehmen können dabei eigene Kategorien anlegen, sodass die Ausgaben übersichtlich geordnet sind.

2 Moss

Unternehmen, die mehr als eine App für die Belegverwaltung möchten, sollten sich mit Moss auseinandersetzen. Moss ist eine ganzheitliche Lösung für das Ausgabenmanagement und eignet sich sowohl für Start-ups, kleine und mittlere, als auch große Unternehmen. Derzeit kann zwischen vier Modulen gewählt werden, aus denen Unternehmen eine individuelle Lösung zusammenstellen können: die flexible Erstellung von virtuellen und physischen Kreditkarten, die digitale Rechnungserfassung und -freigabe, die Abrechnung von Mitarbeiterauslagen, sowie das Liquiditätsmanagement.

Mit Moss wird der Zugang zu unbegrenzt vielen leistungsstarken, intelligenten Firmenkreditkarten erleichtert, wodurch die Ausgabenverwaltung effizienter gestaltet wird. Die Firmenkreditkarten sind dabei personen- und zweckbezogen. Für jede Ausgabe wird eine dedizierte Kreditkarte erstellt. Nach der Ausgabe werden die Mitarbeiter gebeten, die zugehörigen Belege per Foto zu digitalisieren. Die Transaktionen können dabei in Echtzeit von den Finanzverantwortlichen eingesehen werden, wodurch sie stets den Überblick und die volle Kontrolle über die Ausgaben behalten.

3 Evernote

Evernote ist eine Notiz-App von iOS, die sich auch optimal für das Verwalten von Ausgaben eignet. Um Informationen in Evernote zu speichern, kann man sich Notizbücher – etwa für die Ausgaben 2023 – anlegen. Anschließend können hier alle Notizen im kommenden Jahr abgelegt werden. Alle Einträge können dabei mit Schlagworten wie Auto, Büro, Reisen oder offen bzw. bezhalt versehen werden.

Zugehörige finanzielle Unterlagen wie Rechnungen oder Quittungen, können dabei ganz einfach per Smartphone erfasst und in Evernote importiert werden. Für jedes Dokument wird eine neue Notiz erstellt, welche dann erneut mit den jeweiligen Schlagworten versehen und in das betreffende Ausgabenotizbuch verschoben werden kann. Dadurch können Notizen, Belege und Rechnungen sofort ohne schnellen Aufwand gefunden werden.

Evernote hat dabei zusätzlich eine intelligente Suchfunktion, die sowohl Texte, PDF-Dateien sowie handschriftliche Notizen und Fotos nach den gesuchten Inhalten durchleuchtet. Mit seinen Funktionen eignet sich Evernote im Gegensatz zu Moss vor allem für die Ausgabenverwaltung von privaten Ausgaben.

4 Veryfi

Veryfi zeichnet sich durch eine optische Zeichenerkennung (OCR) aus, wodurch gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder Bilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umgewandelt werden können. Damit können Quittungen, Rechnungen und Belege problemlos in Windeseile erfasst werden.

Veryfi setzt dabei auf maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz: Alle wichtigen Informationen werden automatisch extrahiert, die Belege kategorisiert und abgeglichen. Damit gehören die manuelle Dateneingabe, Zuordnung sowie Fehler in der Erfassung der Vergangenheit an. Veryfi bietet dabei Unterstützung für andere Apps wie Google Drive, Evernote, OneDrive, Dropbox, Slack oder QuickBooks und ist kostenlos im App-Store erhältlich.

5 Receipts

Receipts sorgt mit der Belegerfassung von eingescannten bzw. bereits im PDF-Format vorliegenden Rechnungen für eine schnellere Bearbeitung und bietet sich ebenso für die Vorbereitung von Steuererklärungen oder Spesenabrechnungen an. Dabei sorgt die App mit einer automatisierten Erkennung vom Belegdatum, dem Rechnungsbetrag, der ausgewiesenen Umsatzsteuer, Währung sowie der Bankverbindung für große Erleichterungen bei kleinen Unternehmen.

Die erfassten Belege können anschließend mit Schlagwörtern versehen, einzelnen Anbietern zugewiesen und in Kategorien zusammengefasst werden. Receipts ist dank der smarten Belegerkennung zudem in der Lage, einmal erfasste Anbieter zu erkennen und somit wiederkehrende Belege korrekt zu erfassen und der richtigen Kategorie zuzuordnen.  Zudem lassen sich mit der App Balken- sowie Tortendiagramme generieren, wodurch ein anschaulicher Überblick über alle Ausgaben nach Zeiträumen, Kategorien und Anbietern geben werden kann.

 

 

Fazit

Mobile Endgeräte und Apps sind aus dem unternehmerischen und privaten Alltag nicht mehr wegzudenken. Zu Recht, schließlich führen sie zu mehr Effizienz und optimieren Abläufe. Insbesondere die Aufbewahrung und Verwaltung von Belegen kann mit den verschiedenen Apps schneller und einfacher gestaltet werden. Dank einer automatischen Extraktion der wichtigsten Informationen, Zuordnung sowie Kategorisierung der Ausgaben, kann mit den vorgestellten Apps nicht nur wichtige Zeit und Geld gespart, sondern auch ein besserer Überblick über alle Ausgaben garantiert werden.

 

 

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